Gestion de la Relation Client

Mise à jour du fichier clients

Le fichier clients permet d’inscrire les informations relatives à ce type de partenaires externes à l’entreprise. Il est important d’y trouver à la fois les coordonnées des clients mais également l’historique commercial (propositions, contrats, ventes, litiges,…) pour assurer un suivi méthodique et efficace des relations commerciales.

La désélection du filtre « CLIENTS » donne la totalité des partenaires de l’entreprise, incluant les clients et les fournisseurs.

Pour visualiser le détail d’une fiche client, il faut cliquer sur son nom lorsqu’on est en vue Kanban (Etiquette) ou cliquer sur la ligne lorsqu’on est en vue Liste.

Une fiche peut être créée ou modifiée. Son édition permet de mettre à jour les différents champs sinon la fiche est simplement consultable.

Création d’une fiche client / Affichage du formulaire

Il convient de cocher la case « Est une société » si le client est une société 1 sinon il s’agit d’un contact ;  saisir le nom ou la dénomination du client 2 (nom, code du tiers), la catégorie à laquelle il doit être associé, 3 son adresse ainsi que toutes ses coordonnées ; 4 et tous vos contacts chez ce client 5. Les autres onglets 6 donnent des informations complémentaires sur le partenaire. Attention, les champs de la fiche sont communs à tous les partenaires ainsi seuls les champs associés au client sont à renseigner.

Les civilités sont paramétrées en amont de la fiche dans Ventes ➔ Configuration ➔ Carnet d’adresses ➔ Civilités et Formes juridiques et Ventes ➔ Configuration ➔ Carnet d’adresses ➔ Civilités.

Le partenaire peut être associé à une catégorie. Ceci est utile en cas de tarifs associés à la catégorie du client ou une recherche rapide d’une catégorie de clients.

Les catégories sont paramétrées en amont de la fiche dans Ventes ➔ Configuration ➔ Carnet d’adresses ➔ Etiquettes du partenaire.

Adresse d’un contact client

Lors de la saisie d’un contact client, il est possible de lui affecter une adresse différente de celle de la société tout en précisant le type de l’adresse (livraison, facturation, entrepôt 1, entrepôt 2, etc.). Dans ce cas, il faut décocher la case « Utiliser l’adresse de la société » 1, sélectionner le type d’adresse 2 et saisir l’adresse en question. 3

Informations générales et conditions de vente personnalisées

Le Vendeur est l’utilisateur en charge du partenaire 1 .

La liste des prix de vente 2  permet le calcul du prix de vente à partir des conditions prédéfinies (remise, tarifs par quantité, etc…). 

Informations comptables du client, le COMPTE CLIENT

Il faut associer le compte de tiers 2 à la fiche du client. Ce compte enregistre les pièces comptables liées à la vente (facture, avoir et règlement). Il fait partie du grand livre de la société.

Il convient de sélectionner le compte dans la liste ou de le créer s’il n’existe pas.

Comment créer un compte de tiers ?

Renseigner le Nom du client puis numéro du compte comptable (411 suivi du code de tiers).

PARENT : chaque compte est rangé dans un dossier parent ou principal (411 Clients), il est la base de la structure comptable.

TYPE INTERNE : identification du compte propre au logiciel. Les comptes de structure sont des comptes « À vue » ; les autres peuvent être à recevoir (créditeur), payables, de liquidité, etc.

TYPE DE COMPTE : il correspond à son utilisation comptable (dettes, créance, stock, charge, etc.).

AUTORISER LE LETTRAGE : à cocher si le compte fait l’objet d’un rapprochement appelé aussi lettrage ou réconciliation.

La POSITION FISCALE 1 (France ou autres pays) et le N° TVA intracommunautaire peuvent être renseignés.

Les CONDITIONS DE PAIEMENT sont paramétrées en amont dans le module Comptabilité. Le choix du mode de règlement n’est pas obligatoire 3 .

La LIMITE DE DE CRÉDIT 4 donne le montant de la créance client, la limite du crédit accordé (montant de créance autorisé) et la date du dernier rapprochement de son compte comptable.

Les INFORMATIONS BANCAIRES 5 correspondant au RIB ou RIP du partenaire.

Suivi des relations clients – Historique

Le suivi des relations avec le partenaire est indispensable pour une meilleure traçabilité entre les utilisateurs aussi toutes les actions sont inscrites automatiquement ou non dans la fiche. Les Opportunités, les Ventes, les Rendez-Vous et les Appels téléphoniques, etc… sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès à la fiche évitant ainsi la redondance d’informations et assurant un suivi très rigoureux.

Autres fonctionnalités

Une fiche peut être dupliquée 1 c’est-à-dire qu’il est possible de la copier. Dans ce cas, une autre fiche avec le même nom est créée suivi de COPIE.

Un menu contextuel donne accès à différents liens 2, certains d’entre eux seront vus par la suite.

Dans la vue Liste, il convient de sélectionner le ou les clients dans la liste pour exécuter une action du menu contextuel (rapports, liens, etc.).

Étiquettes : imprime des étiquettes à coller sur les enveloppes.

Règlements en retard : génère la lettre de relance à adresser au client avec le montant de la créance. Chaque lettre est imprimée dans la langue du partenaire ou à défaut en Anglais. Il s’agit ici de la lettre standard sans niveau de relance (voir niveau de relance ci-après).